Software pro evidenci smluv | Eira

On-line evidence smluv

Hledáte kvalitní software pro evidenci smluv?

Hledáte moderní řešení pro správu firemních dokumentů a řízení jejich oběhu?

Hledáte způsob, jak bezpečně pracovat s dokumenty a osobními údaji v souladu s nařízením GDPR?

Evidence smluv

Zajistit řízený přístup ke smlouvám a firemním dokumentům je úkol, se kterým se setkává snad každá společnost. V současné době je řešení tohoto problému o to náročnější díky nově zaváděné směrnici GDPR. V dokumentech se mohou vyskytovat citlivé údaje klientů a v takovém případě podléhá nakládání s nimi přísným pravidlům. Pryč je doba, kdy mohly být dokumenty umístěny ve volně přístupných šanonech nebo na sdíleném disku.

S pomocí Evidence smluv Eira můžete snadno spravovat velké množství dokumentů a souvisejících osobních údajů vašich zákazníků v souladu s nařízením GDPR. Software pokrývá celý životní cyklus smlouvy, od přípravy, schválení až po podpis smlouvy a zajištění přístupu k výslednému dokumentu příslušným odpovědným osobám. Eira umožňuje zpřístupnit dokumenty zaměstnancům podle předem daných pravidel a eviduje všechny přístupy a prováděné změny. Samozřejmostí je rychlé fulltext vyhledávání, vedení všech souvislostí smluv (odpovědné osoby, zakázky, nemovitosti atd.), hlídání termínů a dalších povinností vyplývajících ze smluv.

Eira ukládá smlouvy včetně jejich elektronické podoby do databáze. Nabízí tak mnohem více možností strukturování než klasický systém adresářových složek. Základní strukturování je řešeno pomocí kategorizace (smlouvy nájemní, smlouvy o dílo atd.). Dále lze dokumenty připojit ke konkrétním zakázkám, subjektům, nemovitostem, místům na mapě apod. Nezávisle na tom se dají slučovat do spisů a štítkovat (smlouvy 2015, smlouvy 2016 atd.).

Eira je online aplikace, kterou nemusíte instalovat. Stačí připojení k internetu a webový prohlížeč a můžete začít pracovat. Jde o komplexní informační systém s jednotným ovládáním v prostředí webového prohlížeče, definováním uživatelských rolí, širokými možnostmi nastavení uživatelského rozhraní a mobilním klientem pro práci v terénu. Eira běží na serverech v datovém centru, ke kterým přistupujete pomocí přiděleného uživatelského jména a hesla. Pro hosting našich serverů využíváme výhradně datová centra na území ČR. Software integrovat do podnikového informačního prostředí.

Příprava i prohlížení smluv

  • Rychlá příprava nové smlouvy podle vzoru
  • Editace v MS Office bez nutnosti stahování souboru do počítače
  • Sdílení smluv, poznámkování a vedení diskuzí
  • Schvalovací workflow a řízené uvolňování verzí
  • Rychlé vyhledání a prohlížení přes web nebo v mobilní aplikaci
  • Možnost zveřejňování smluv

Souvislosti smluv

  • Propojování se zakázkami a protistranami
  • Rozpad na jednotlivé úkoly s vlastními řešiteli a termíny
  • Propojování s majetkem a dalšími záznamy agendy
  • Evidence dodatků a návazností
  • Připojování poznámek a diskuzí
  • Možnost umisťování do mapy

Hlídání termínů

  • Hlídá ukončení platnosti smlouvy a návaznosti dodatků
  • Hlídá termíny připojených úkolů
  • Hlídá dodržování parametrů SLA smluv
  • Zasílá upomínky a notifikace

Bezpečnost a podpora GDPR

  • Oddělený přístup pro jednotlivé uživatele
  • Řízení přístupu pomocí uživatelských rolí
  • Evidence záznamů o zpracování osobních údajů
  • Funkce pro výmaz a zapomenutí
  • Logování přístupů, prohlížení a změn
  • Dokumenty nezůstávají na lokálním disku

Další vlastnosti

  • Fulltextové vyhledávání podle různých kriterií
  • Uživatelské filtry a seznamy
  • Uživatelsky nastavitelné obrazovky
  • Propojení na projektové řízení, mapy, majetek a kontakty
  • Široké možnosti nastavení práv v souladu s organizační strukturou

Přínosy

PRO UŽIVATELE

  • Přístup ke smlouvám odkudkoliv přes web nebo pomocí mobilní aplikace
  • Spolupráce na přípravě dokumentů bez vzniku kopií a duplicit. Všichni pracují na stejné verzi.
  • Přímá editace v MS Office bez nutnosti stahování souborů do počítače
  • Upozornění na změny a termíny
  • Moderní design

PRO SPRÁVCE IT

  • Bezpečný a řízený přístup k dokumentům a osobním údajům v souladu s nařízením GDPR
  • K práci stačí běžný počítač s webovým prohlížečem
  • Není třeba vlastní server a nevyžaduje žádné instalace
  • Umožňuje snížit počet licencí MS Office
  • Robustní řešení s třívrstvou architekturou

PRO MAJITELE

  • Již od 900Kč/měsíc za 2 uživatele, zvýhodněná cena za pasivní uživatele
  • Výborný poměr cena/výkon, velmi příznivé TCO
  • Dodavatel s 20 letou zkušeností s velkými projekty (např. Evidence majetku státu, ÚZSVM)
  • Eira poroste s Vámi. Začněte s evidencí smluv a postupně můžete zavést další moduly
Vyzkoušet zdarma